maandag , 17 juni 2019
Home > Blog > Time management tips

Time management tips

Time management tips
Time management tips

Regelmatig hoor ik mensen om mij heen klagen over dat ze zoveel moeten onthouden en teveel aan hun hoofd hebben en erg druk zijn. Ze slapen slecht, worden ’s nachts wakker, gaan malen en denken de hele tijd aan wat ze nog allemaal moeten doen en allemaal niet mogen vergeten. Op de langere termijn zorgt dit ervoor dat je geen rust in je hoofd krijgt, veel stress hebt en mogelijk eindigt het met een burn-out en langere tijd thuis zitten.

De afgelopen jaren heb ik zelf regelmatig in de situatie verkeerd waarin je door verschillende omstandigheden teveel aan je hoofd hebt en het lastig is om het allemaal voor elkaar te krijgen. Gaandeweg heb ik mijzelf een aantal manieren aangeleerd om hier steeds beter mee om te gaan. Ik hoop dat ik door het delen van die aanpak een aantal mensen kan helpen en kan behoeden voor een eventuele burn-out en slapeloze nachten :)

Maak je hoofd leeg en schrijf alles op

Waar begint het mee? Heel simpel, maak je hoofd leeg! Installeer op je mobiele telefoon bijvoorbeeld de applicatie Google Keep of gebruik het standaard digitale notitieblok van je mobiele telefoon of gebruik gewoon een ouderwets papieren (en klein) notitieblok. Belangrijk: Neem dit altijd en overal mee! Als je op stap gaat, als je naar bed gaat, naar de badkamer als je gaat douchen, naar de wc, gewoon altijd. Bij alles waarvan je denkt: Dit moet ik niet vergeten of dit moet ik doen, pak je het notitieblok erbij en schrijf je het direct op. Het gevoel van “dat schrijf ik straks wel op” of “dat komt wel” moet je negeren, gewoon direct doen, discipline! Bij voorkeur verdeel je direct alles in categorieën, zoals “werk”, “privé”, “vakantie”, “boodschappen”, etc. In Google Keep kan je meerdere lijstjes met eigen onderwerpen maken.

Doordat je alles waarvan je constant bedenkt dat je er iets mee moet doen opschrijft, maak je je kortetermijngeheugen leeg. Doordat je kortetermijngeheugen leeg is, krijg je rust in je hoofd. Als je naar bed gaat lig je niet meer van alles te onthouden, maar kun je gewoon je rust nemen. Als je ’s nachts wakker wordt en iets bedenkt, schrijf het dan direct op, ga liggen en slaap verder. Morgenochtend zie je je aantekening of notitie weer en dan kan je het verder oppakken, het komt dus later wel.

Structuur, plannen en organiseren

Nu je alle hersenspinsels en herinneringen inzichtelijk hebt gemaakt, kan je beginnen met het uitvoeren van de punten. Als je op je werk bent pak je het belangrijkste punt uit de categorie “werk” op. Ben je in de winkel, dan pak je het lijstje met je boodschappen erbij. Ben je thuis en heb je tijd om iets op te pakken, dan pak je het privé lijstje erbij.

Plan in je agenda blokken in waarin je de punten van je notitieblok oppakt. Zet daarin kleine punten die in korte tijd haalbaar zijn. “De tuin doen” is een te groot punt, dat kan je niet in een paar uurtjes afronden. “Gras maaien” of “tegels kopen” kan je wel in korte tijd oppakken en afronden. Plan deze blokken terugkerend in je agenda in en plan andere afspraken eromheen, verplaats of negeer deze vaste blokken niet, tenzij het echt niet anders kan. Wederom: Discipline, wil je het probleem nou oplossen of niet?

Time management: regels en richtlijnen

Hoe pak je het afhandelen van alle punten efficiënt aan? Wederom heel simpel: Maak af waar je aan begint. Begin je aan iets en stop je ermee zonder dat het 100% gereed is, dan ben je verkeerd bezig. Plan kleine haalbare punten in en rond ze ook direct in dat blok af, anders kom je er niet doorheen. Alles draait om discipline, gewoon doen, geen excuses!

In bedrijven waarbij veel verschillende taken door veel verschillende mensen uitgevoerd moeten worden, wordt vaak de projectmethodiek Scrum toegepast. Dit is een manier waarop je projecten in vele hapklare concrete blokken splitst en op basis van de hoogste prioriteit stuk voor stuk gaat uitvoeren, controleert en oplevert. Waarom werkt dit nou zo goed? Je kunt iedere dag iets afronden, mogelijk maar een klein deel van het geheel, maar je hebt altijd voortgang en gaandeweg kom je er wel, in plaats van tegen een gigantische muur van werk aan te blijven kijken. 10 dagen lang 10% van het project per dag opleveren is immers in totaal ook 100%.

Hik je tegen iets groots van 8 uur op of kan je het nergens inplannen? Hak het in kleinere blokjes van een uur of twee uur per stuk, gebruik de gaten in je planning en je krijgt het wel voor elkaar!

Een laatste aandachtspunt is dat je pas iets nieuws oppakt, nadat je het vorige hebt afgerond. Als je aan 5 projecten van 200 uur per stuk tegelijk werkt, ben je pas na 1.000 uur klaar, maar, omdat je constant aan het schakelen bent tussen de 5 verschillende projecten, kost je dit waarschijnlijk in totaal 1.250 uur. De planning wordt er ook niet beter van in tegenstelling tot wat je verwacht, de 5 projecten zijn immers pas allemaal na die 1.250 uur klaar. Als je project voor project oppakt, kan je de eerste al na 200 uur opleveren, de tweede na 400 uur, enzovoort. Het vijfde project is waarschijnlijk ook eerder klaar dan verwacht, omdat de andere vier stuk voor stuk direct voldoende aandacht hebben gekregen en met een hogere kwaliteit zijn opgeleverd. Dus: Focus op één onderdeel, doe het goed, rond het af en begin dan pas aan het volgende. Dan kom je er wel!

Veel succes!

Bron afbeelding: Flickr.com

Bekijk ook

Auto gadgets

Innovatieve gadgets voor de auto

Handige gadgets voor in je auto, wie houdt er niet van? Er is de afgelopen …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *